Como ser más productivo

Este es un pequeño resumen del artículo escrito por Aaron Swartz sobre cómo ser más productivo. No voy a hacer una traducción, ya que es una labor muy tediosa. He puesto algunas observaciones mías adicionales ya que mucho de lo que dice Swartz también lo han expresado y profundizado otros.

• • La primera idea importante que debemos saber es que hay distintos “tipos” de tiempo. Hay momentos en que estamos rebosantes de energía y hay momentos en los cuales estamos cansados o quizás enfermos.
  • Para ser más productivos tenemos que hacer lo mejor posible en cada uno de estos tiempos. El hecho de que nos sintamos tristes o desganados no debe evitar que podamos usar el tiempo en algo productivo — como alguna labor repetitiva que no requiera pensar mucho (como lavar los platos u ordenar el dormitorio).
  • Usar el tiempo eficientemente
    o La vida es corta, y por lo tanto es tonto gastarlo en cosas vanas. Es fácil empezar a trabajar en algo porque es conveniente o fácil, pero siempre debes estar cuestionándote si no hay algo mejor o importante por hacer. En algún momento hay que trazar una línea, de lo contrario siempre estaríamos queriendo resolver el Problema Más Grande.
    o Ten varias cosas productivas para hacer. Es un mito que para hacer una cosa bien hay que dedicarse exclusivamente a ella de principio a fin. Recordemos que hay diferentes tipos de tiempo, por lo tanto, cuando te sientas cansado puedes cambiar de tarea a otra cosa productiva que sea apropiada para un tipo de tiempo “bajo.”
    o Esto también te hace más creativo. La creatividad viene de aplicar cosas que aprendes de un campo en otro campo distinto. Si trabajas en diferentes proyectos de diferentes naturalezas, tienes un conjunto más grande de ideas por aplicar. Este es el concepto que exploré en mi post “Fuera de contexto.”
    o Hay que tener a la mano una lista de cosas importantes/productivas por hacer. Si vamos querer guardar esta lista en la cabeza, nos vamos a volver locos. Es estresante y preocupante hacer esto, pero la solución es muy sencilla: escríbela. Sea papel, computadora o Blackberry, el hecho de tenerlo en una “memoria” externa que no sea nuestro cerebro alivia bastante y reduce la preocupación y el stress.

    Uno se alivia del “siento que se me olvida algo…” y también de recordar demasiado tarde una cita/compra/promesa. Basta mirar el papel y listo.

    o Integra esta lista en tu vida. Un problema común es recordar ver nuestra lista en los momentos adecuados (e.g.: lista de compras cuando estamos cerca de la bodega, mails por enviar cuando tenemos internet). La idea de Aaron es colocar esas listas en los lugares donde de todos modos los vamos a ver. Por ejemplo, Aaron tiene una pila de libros por leer, con el libro actual que está leyendo al tope. Cada vez que quiere leer un libro, simplemente coge el primer libro.

    + Ideas para formas más “intrusivas” de hacer esto: páginas web con enlaces para leer cuando se está navegando. Un pop-up con sugerencias para trabajar cuando uno está tonteando.
    + Algo mío: Delay Mail?, un aplicativo que me permite enviarme mails en una fecha futura con cosas por hacer para mi regreso de Lima, al cierre de un proyecto, dentro de dos semanas para recordarme devolver o pedir devuelto algo.
  • Elevar la calidad del tiempo
    o Facilitar cosas físicas

    + Lleva lapicero y papel. Aaron dice que las personas más interesantes que conoce tienen algún tipo de libreta de bolsillo que cargan siempre consigo.
    + Evita ser interrumpido. Huye de las personas que te interrumpen hacia lugares a donde no te puedan interrumpir, o ponte de acuerdo con ellos para que no te interrumpan bajo ciertas circunstancias (si te ven usando audífonos, o con la bandera puesta).

    # Savre tenía un link sobre una bandera o algo relaciondo con Defcon imprimible.
    # Joel Spolsky es asiduo enemigo de las interrupciones. Es conocido lo detrimental que son las interrupciones al tan deseado estado “Flow.”

    o Facilitar cosas mentales

    + Come, duerme, has ejercicio. Cuando tienes hambre o estás cansado, el tipo de tiempo es de “baja calidad.” Mejorarlo es muy sencillo: come, duerme, has ejercicio. Sin embargo, Aaron (y yo) somos propensos a arruinar algo tan sencillo. Por estar avocados a una tarea evitamos comer y al final uno termina cansado por el hambre que con las justas uno sale a comer.
    + Es muy fácil decir: “Sé que estoy cansado, pero no puedo tomar una siesta, tengo trabajo por hacer.” Sin embargo, serás más productivo si es que tomas esa siesta, ya que mejorarás la calidad de tiempo del resto del día — y de todos modos tienes que descansar en algún momento dado.
    + Sobre el ejercicio, Aaron no hace sugerencias mayores ya que “no es la mejor persona para hacerlo.” Yo sugiero al menos una cosa: el capítulo de ejercicios de The Hacker’s Diet (no se rían del título, es un libro serio, fenomenalmente bueno y gratis).
    + Habla con personas alegres. Estas personas recargan tus energías, te inspiran y te ayudan a ver las cosas de mejor manera. Esto me falta mucho.
    + Comparte la carga, un problema grande se divide y se hace fácil con dos personas.

# Procrastinación

• • ¿Qué es la procrastinación? Es hacer otra cosa con el fin de evitar hacer otra tarea importante, urgente o debida.
  • Para un observador externo, parecería que estás haciendo algo “divertido” (como jugar un juego o leer las noticias) en vez de hacer tu trabajo (esto usualmente hace que el observador piense que eres flojo y malo).
  • La verdadera pregunta es: ¿Qué sucede en tu cabeza?
  • La mejor forma de describirlo es como un campo mental alrededor de una tarea. Como dos imanes orientados correctamente se repelen el uno al otro, este campo mental repele nuestro deseo de hacer la tarea.
  • Aaron afirma que nunca ha sido capaz de superar este campo por mera fuerza de voluntad, sino haciendo un poco de trampa: orientando el imán de otra manera.
  • ¿Qué causa la procrastinación? Si la tarea es difícil o es asignada
    o Tareas difíciles

    + Cuando el problema es muy grande, uno no sabe por dónde empezar, no se tienen tareas claras y esta ansiedad produce procrastinación, e.g. “Hacer el trabajo de anatomía.” Nadie se sienta y hace un “trabajo de anatomía” — esa es una meta, no una tarea. Una tarea es “Hacer una lista de los puntos a tratar.”
    + Cuando haces eso los siguientes pasos se vuelven más claros. La idea es romper la meta en tareas, y luego romper estas tareas en otras tareas más pequeñas hasta que sean manejables. Cuando coges cierto momentum cada tarea te lleva a la siguiente, y así se vuelve más fácil llegar a la meta.
    + A veces el problema es muy complicado o audaz, no sabemos ni por dónde empezar ni cómo dividirlo ya que nunca hemos hecho algo similar. Una estrategia útil es intentar “fallando.” Por ejemplo, si queremos escribir un libro, empezamos escribiendo un ensayo. Si un ensayo es demasiado, empezamos con un párrafo. Lo importante es tener algo hecho de una vez.
    + Una vez que tienes algo hecho ya puedes juzgar acertadamente y entender el problema mejor. Es mucho más fácil mejorar algo que ya está escrito que mejorar una página en blanco. Si tu párrafo empieza bien, puede crecer hasta un ensayo, luego hasta un libro.
    + Considera en este link cómo se dibuja un tomate de manera fotorealista. La foto de modelo es rica en detalles y nos hace cuestionarnos “¿y por dónde empieza uno?” El tutorial es un ejemplo claro de cómo empezamos con algo sencillo (un esbozo simple) y luego vamos mejorando poco a poco cada detalle hasta terminar con un dibujo fotorealista.

    o Tareas Asignadas

    + Tareas asignadas son aquellas que se te han impuesto u ordenado. Numerosos estudios psicológicos muestran que cuando tratas de incentivar a alguien a hacer algo, son más propensos a hacer un peor trabajo. Incentivos externos como castigos o recompensas, matan lo que los psicólogos llaman “motivación intrínseca” — tu interés natural por un problema.
    + Este fenómeno no sólo se limita a otras personas — sucede también cuando te dices a tí mismo qué es lo que tienes que hacer. Si te dices, “Deberías estar haciendo X cosa,” repentinamente X se vuelve lo más difícil en el mundo. Pero si aparece Y cosa, entonces X parece hacerse más fácil.
    + Una solución obvia y simple es: si quieres hacer X, ordénate a tí mismo a hacer Y. Desafortunadamente, es un tanto difícil engañarte a tí mismo. Esta idea es explorada más profundamente (y con éxito) por John Perry en Structured Procrastination.
    + Otra forma es hacer que otra persona te asigne algo. Esto es famoso con los universitarios que tienen que hacer su tesis, una monumentalmente tarea difícil para graduarse. A fin de evitar esto, los chicos hacen otras miles de cosas difíciles.
    + La tarea tiene que parecer importante (¡si no haces esto no te gradúas!) y grande (¿cientos de páginas por escribir!) pero no tan importante que si lo dejas de lado suceda un desastre.
    + Finalmente, el secreto.

    # El trabajo duro no tiene que ser pesado. Aaron afirma que es la cosa más satisfactoria que hace. No solamente un problema difícil te absorve cuando tratas de resolverlo, sino que te da una satisfacción maravillosa haber logrado algo tan serio.
    # El secreto para hacer algo no es convencerte que tienes que hacerlo, sino convencerte que es divertido. Y si no lo es, entonces tienes que hacerlo divertido.
    # Aaron cuenta que cuando tenía que escribir ensayos en el colegio puso en serio esta técnica. Escribir ensayos no es precisamente difícil, pero es una tarea asignada. Es decir, ¿quién voluntariamente quiere escribir un par de páginas conectando las observaciones de dos libros al azar? Así que empezó a hacer pequeños chistes en cada ensayo. En uno, por ejemplo, empezó a escribir cada párrafo en su propio estilo, imitando varios estilos de conversación (con el beneficio añadido que llenaba más hojas).
    # Otra forma de hacer cosas divertidas es resolver el meta-problema. En lugar de construir una aplicación web, intenta construir un framework web con esta aplicación como ejemplo. No solamente la tarea serás más divertida, sino también más útil.

    • • • He aplicado antes con éxito este método en mi trabajo, cuando tenía que procesar varios aburridos Excels para meterlos en una base de datos, lo hacía cada vez de una manera diferente — una vez estuve a punto de hacer un sistema cliente-servidor… ¡para procesar un fichero Excel!
  • Conclusiones
    o Hay muchos mitos sobre la productividad: que el tiempo es siempre de la misma calidad, que enfocarse en una única tarea es bueno, que sobornarte a tí mismo es bueno, que el trabajo duro es incómodo, que procrastinar no es algo natural –y todos tienen un mismo tema: el trabajo real es algo que va contra tus inclinaciones naturales.
    o El verdadero secreto para la productividad es lo inverso: escucha a tu cuerpo. Come cuando tengas hambre, duerme cuando estés cansado, toma un respiro cuando estés aburrido, trabaja en proyectos que parezcan divertidos e interesantes.
    o Todo parece ser muy simple. No hay acrónimos graciosos o autodeterminación o testimonios personales de hombres de negocio exitosos. Todo es sentido común. Pero el concepto de la sociedad nos lleva a lo contrario. Así que si queremos ser productivos, simplemente tenemos que dar la vuelta.